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CTI(コンピュータ・テレフォニー・インテグレーション)という通信販売会社のコールセンターなどでよく利用されているシステムの導入により、誰でも可能なコール&レスポンスシステムを構築できた(株式会社タックエンタープライズ様)/
福岡の通信工事は旭通信工業(株)

<営業地域>
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お悩み解決事例
 
ベテランスタッフではなくても、誰でも可能なコール&レスポンスシステムを構築できた
■株式会社タックエンタープライズ
福岡市博多区上川端町5番112号
部長
吉田 一貴 様
株式会社タックエンタープライズ
■工事内容
CTI導入・設置工事・メンテナンス
対策前
働きたい女性とお店をマッチング、効率的な電話のかけ方が必要

効率的な電話オペレーションシステムを構築したかったと話す吉田部長効率的な電話オペレーションシステムを構築したかったと話す吉田部長

創業は31年前。九州一の歓楽街・福岡市中洲に人材を紹介する事業を誰よりも早く始めました。この業務は、働きたい女性スタッフと、必要とするお店とを仲介するものです。女性スタッフが働きたいと思う時間帯と、お店側の希望:例えば時間帯やどんなタイプの人材を希望しているのか、多種多様なお店側のニーズにいかにマッチングできるかが勝負になります。 ですから、よりたくさん電話をかけて、お店の希望に合う女性スタッフを集めなければなりません。

創業者は時代の最先端をいく機器を取り入れるのに熱心で、携帯電話も出始めの頃の大きなものを使っていました。それは仕事の効率を常に考えていたためで、電話オペレーターのモチベーションを上げるためにホテルで使っていた宿泊客用の外線使用時の課金システムなどもアレンジして使っていたほど。

当時は一人のオペレーターが約300名の登録スタッフを担当しているのですが、電話をかけた実績をチェックするため、紙にプリントアウトされた売り上げレシートのような電話発信明細を1日かけて見ていました。それほど、電話をかけることは弊社業務では重要で、より多く電話をかけないと紹介できる女性スタッフを集めることは困難なのです。

そのうち、パソコンや携帯電話が普及して電子メールで女性スタッフとのやりとりができるようになると、非常事態一斉送信システムを導入したりし、とにかく業務効率化は弊社の至上命題でした。

一方、お店からの電話では、店名が聞き取りづらかったとしても二度も三度も聞き直すことはこの業界では失礼にあたり、絶対にタブーとなっています。

また、お店によって料金が異なる等、電話オペレーターは様々な情報を頭に入れて置かねばなりません。ですからある程度キャリアを積まないと料金交渉や訂正に、女性スタッフ・お店側双方に連絡を入れて了解を得なければならず、手間や電話代などの費用がかかるという問題がありました。

対策内容 福岡
電話応対がスムーズに行えて紹介ミスをなくし、電話料金も抑えたい

ベテランではなくても、誰が電話を受け応えしても女性スタッフをお店側に時間帯や料金を間違いなく紹介できるシステムの導入をご提案。

また、女性スタッフの体調を声で判断したいということと弊社との関係性を維持するためにも、メールやLINEなどのSNSは使わず、必ず電話を通して会話することにしているため、電話料金を抑える。

対策後
CTI導入で電話の効率が飛躍的にアップ、売り上げも即わかるように

旭通信工業さんとは先代の創業者時代からのお付き合い。いつも通信の効率化に関して難題を問いかけては、そのつど、解決していただいていました。

今回の問題も相談をしたらCTI(コンピュータ・テレフォニー・インテグレーション)という通信販売会社のコールセンターなどでよく利用されているシステムの導入を提案していただきました。


  電話を受けると、相手先の情報がパソコンに映し出される仕組み   常時11人ほどで電話の受け応えをする
  電話を受けると、相手先の情報がパソコンに映し出される仕組み   常時11人ほどで電話の受け応えをする

これは女性スタッフのデータやお店のデータが入ったコンピュータと電話を連動させたもので、電話をかけた、あるいはかけてきた相手のプロフィールや紹介履歴などの情報がディスプレイ上に表示され、さらに新たな情報などを上書きできます。

このシステムですと女性スタッフを過去、どのお店にいくらの料金で紹介したか、またお店側の評価などが瞬時にわかりますし、逆にお店側からオーダーがあった場合、まずお店の名前を聞き直すことや間違えることもなくなり、料金の点でもミスをすることがありません。

オペレーターがベテランではなくても、女性スタッフやお店側ともスムーズに業務が進み、大変助かっています。

また、現在、売り上げがどれくらい上がっているかもすぐにわかって、モチベーションアップにもつながっています。



さらに電話料金の面でも業務用の課金システム導入を提案してもらい、画期的に料金を下げることが実現できました。

弊社の業務は電話が命ですから、大きな貢献をしていただいているわけです。

旭通信工業さんはこちらの要望にもすぐ応えていただけますし、困ったことがあると深夜や日祭日でも対応してもらえるのがありがたいですね。

「新システムの情報や提案をはじめ、通信会社との交渉も間にも入ってもらえて、至れり尽くせり」と語る吉田部長「新システムの情報や提案をはじめ、通信会社との交渉にも間に入ってもらえて、至れり尽くせり」と語る吉田部長
 

そして、業界で使われている新しいシステムの情報や提案も刺激になっていますし、通信会社との交渉にも間に入ってもらえ、至れり尽くせりといった感じです。

長いお付き合いなので、工事の時でも立ち会う必要がなくおまかせでいいのがうれしいですね。ほかの業者さんに変えるつもりはまったくないので、今後もよろしくお願いします。

会社紹介
中洲を中心に飲食店へ女性スタッフを紹介する業務を行い、31年目という老舗企業。この業界のリーディングカンパニーとして女性スタッフさま側、飲食店さま側双方からあつい信頼を寄せられています。
  同社は、様々なお店が立ち並ぶ川端商店街にある   個人情報を扱っているので、社への出入りは厳重    
  同社は、様々なお店が立ち並ぶ川端商店街にある   個人情報を扱っているので、社への出入りは厳重    
  女性の「はたらきたい」をサポートする
>>株式会社タックエンタープライズのホームページはこちら
   

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